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Regras para mensagens no Outlook Express

As Regras para mensagens do Outlook Express são poderosas ferramentas para quem deseja automatizar tarefas rotineiras e manter a organização de mensagens sempre em dia. Neste tutorial será apresentado como configurar e manipular essas regras. A versão que será usada é a 6.0 em português - mas nada impede de que os mesmos passos aqui descritos sejam reproduzidos em outras versões.

A opção 'Regras para mensagens' fica no menu 'Ferramentas', como mostra a imagem:

Após seleccionar a opção E-mail:

Várias combinações de condições a acções podem ser feitas: existem cerca de 140 possibilidades de regras diferentes e logicamente é totalmente inviável explicar cada combinação. Portanto este tutorial será dividido em duas partes: uma explicando a lógica que deve ser empregada quando se quiser usar regras e a outra parte detalhando cada Condição e cada Acção.

O sistema usado na criação das regras é bem simples: para cada condição há uma acção, embora seja possível utilizar mais de uma condição ou mais de uma acção. Para melhor entendimento, vamos a um exemplo:

João Roberto quer que as mensagens com piadas ou charges sejam movidas para uma pasta específica.
Condição: Quando a linha 'Assunto' contiver 'Piada' ou 'Charges' ou quando o corpo da mensagem tiver 'Piadas' ou 'Charges' ou 'Piada'.
Ação: Movê-la para a pasta especificada.

Como implementar essa regra: Ao seleccionar a condição relativa ao Assunto da mensagem no primeiro campo, o 3º campo da janela ficará assim:

Para determinar as palavras, clica-se no link em azul. Logo após a seguinte tela irá aparecer:

No campo de cima são digitadas as palavras desejadas. Nesse caso, como o objectivo é evitar que as piadas cheguem e o raciocínio é o seguinte: quais são as palavras mais comuns nos Assuntos das piadas que chegam ao e-mail ? Resposta: piadas, charges, piada e engraçado - portanto são essas as palavras que devem constar na lista. Ao digitar cada palavra clique em 'Adicionar' e ao concluir clique o botão 'OK'.

O passo seguinte é determinar qual será a ação: na segunda caixa você deve clicar na opção Movê-la para a pasta especificada. Neste momento, no terceiro campo apareceu a linha desta acção: clique no link em azul. Abaixo a janela que se abrirá:

As piadas serão enviadas para a pasta seleccionada ou para uma nova pasta que pode ser criada. Depois de ter seleccionado a pasta correta, clique no botão 'OK'. Finalmente no quarto campo você deve escolher um nome qualquer para a regra e dar OK. A tela abaixo aparecerá:

Esse é o painel onde se pode gerenciar as regras: para efectuar uma acção basta seleccionar uma regra e escolher um entre os botões do lado direito. Agora que o funcionamento das regras foi explicado, cada acção e condição serão exploradas:

Condições:
Quando a linha 'De' contiver pessoas: Esta condição permite digitar um e-mail ou, simplesmente, selecionar uma pessoa no Catálogo de Endereços.
Possível forma de uso: Quando se quer evitar mensagens de determinada pessoa.

Quando a linha 'Assunto' contiver palavras específicas: é possível entrar com um número ilimitado de palavras e seleccionar a condição da mensagem, ou seja, se deve ou não ter alguma das palavras.
Possível forma de uso: Quando se deseja evitar certos tipos de mensagens, como as famosas "correntes".

Quando o corpo da mensagem contiver palavras específicas: Nesta condição são escolhidas quais as palavras podem ou não estar na mensagem.
Possível forma de uso: Para banir propaganda ou spam.

Quando a linha 'Para' contiver palavras específicas: Quando uma pessoa envia uma mensagem para mais de um endereço, pode ser definida se um e-mail deve estar ou não entre essas pessoas.
Possível forma de uso: Evitar que uma mensagem enviada para mais de uma pessoa chegue a você.

Quando a linha 'Cc' contiver pessoas: O mesmo da condição acima; com a diferença de que ao invés de ser na linha 'Para' é na linha Cc(Cópia carbono)
Possível forma de uso: Evitar que certas mensagens com cópia para alguma pessoa cheguem a você, essa é uma boa opção.

Quando a linha 'Para' ou 'Cc' contiver pessoas: É uma condição praticamente desnecessária pois esse mesmo atributo pode ser seleccionado marcando os "boxes" das duas condições acima.
Possível forma de uso: Evitar que uma mensagem que foi enviada também para outra pessoa, seja por meio de Cópia ou directamente enviada através do uso do 'Para:' chegue a você. Usar essa opção em conjunto com a acção de não descarregar do servidor.

Quando a mensagem estiver marcada como prioridade: Esta condição define se a mensagem estiver marcada com prioridade alta ou baixa, uma acção deverá ser executada.
Possível forma de uso: Quando se deseja mover para determinada pasta mensagens com prioridade alta.

Quando a mensagem for de conta específica: Determina que quando a mensagem for de certa conta ele aplica alguma acção.
Possível forma de uso: Se possuir mais de um e-mail, pode-se fazer com que cada e-mail tenha sua própria "Caixa de Entrada".

Quando o tamanho da mensagem for superior ao tamanho: O tamanho máximo de uma mensagem pode ser determinado, em KB's. O máximo permitido é de 32767 Kb (32 Mb).
Possível forma de uso: Evitar o download de mensagens "pesadas".

Quando a mensagem tiver um anexo: Se o e-mail recebido possuir um documento ou uma figura em anexo. Ele irá accionar determinada acção que você mesmo pode especificar.
Possível forma de uso: Uma boa protecção contra vírus se em uso com outra condição.

Quando a mensagem for segura: Executa determinada acção se a mensagem vier criptografada, isto é, segura.
Possível forma de uso: Pode ser definido que uma mensagem segura seja arquivada em uma pasta especial.

Para todas as mensagens: Aplica a condição, para toda e qualquer mensagem de qualquer conta.
Possível forma de uso: Determina uma só acção para qualquer e-mail. Sem excepção.


Acções:
Movê-la para a pasta especificada: Seleccionar uma pasta que deseja que determinada mensagem seja armazenada.
Possível forma de uso: para as mensagens de determinada pessoa irem para uma pasta separada, usar essa opção.

Copiar para a pasta especificada: Envia uma cópia da mensagem para outra pasta.
Possível forma de uso: Quando se deseja que mensagens de determinada pessoa sejam armazenadas em uma pasta separada, mas que uma cópia continue na Caixa de Entrada, usar essa opção.

Excluir: Envia para 'Itens Excluídos' as mensagens seleccionadas de acordo com a Condição.
Possível forma de uso: Deletar SPAM's.

Encaminhá-las para pessoas: Encaminha as mensagens seleccionadas de acordo com a Condição para certas pessoas do catálogo de endereços.
Possível forma de uso: Encaminhas mensagens de seu chefe para outros funcionários.

Realçá-la com cor: Pode-se escolher uma cor para que determinas mensagens fiquem realçadas.
Possível forma de uso: Dar um destaque especial para as mensagens de alguém importante, por exemplo.

Sinalizá-la: Sinaliza com uma bandeirinha as mensagens. Para seu funcionamento exige que a opção de Sinalização esteja marcada na caixa de Exibir -> Colunas.
Possível forma de uso: Deixar as mensagens de seu chefe sinalizadas, assim um acesso mais fácil a todas elas.

Marcá-la como lida: Automaticamente deixa uma mensagem no estado de "lida"
Possível forma de uso: Evitar que mensagens de determinadas pessoas entrem na contagem de novas mensagens.

Marcar a mensagem como observada ou ignorada: Determinar se a mensagem deve ser automaticamente marcada para algum dos dois estados.
Possível forma de uso: Ignorar as mensagens daquele seu amigo "mala".

Respondê-la com a mensagem: Com esta opção uma auto-resposta pode ser criada. Para isso, deve-se salvar alguma resposta como arquivo .eml .
Possível forma de uso: Fazer uma resposta automática para seus clientes.

Parar de processar mais regras: Usando esta função todas as demais regras vão ser ignoradas.
Possível forma de uso: Para criar excepções nas regras.

Não descarregar do servidor: Com esta opção marcada, de acordo com a condição as mensagens não vão ser baixadas para o computador. Porém irão continuar no servidor.
Possível forma de uso: Evitar que SPAM's sejam baixados.

Excluí-la do servidor: Deletar mensagens do servidor sem que essas venham para o computador.
Possível forma de uso: Deletar mensagens indesejáveis antes mesmo que elas cheguem até você.

Agora já é possível manipular as regras e definir as suas condições de uso ;) ...